עוזרת קולית דיגיטלית או מזכירה אנושית? השוואה כנה

אנחנו מוכרים עוזרת קולית דיגיטלית, אז ברור שיש לנו דעה. ובכל זאת, יש עסקים שבהם מזכירה אנושית היא הבחירה הנכונה, וחשוב לנו להגיד את זה בפשטות. המטרה של הפוסט הזה היא לעזור לכם להחליט נכון, גם אם ההחלטה היא לא אנחנו.

איפה מזכירה אנושית עדיפה

• שיחות רגישות או מורכבות. אם רוב השיחות דורשות הקשבה, הרגעה או שיקול דעת, למשל במשרד עורכי דין שמטפל בגירושין, בן אדם יעשה את זה טוב יותר.
• עבודה משרדית מעבר לטלפון. מזכירה גם מתייקת, מנפיקה חשבוניות, מקבלת אורחים ומטפלת בדואר. עוזרת קולית עונה לטלפון בלבד.
• קשר אישי ארוך. בעסקים שבהם הלקוחות מכירים את המזכירה בשם ושמחים לשמוע אותה, יש לזה ערך אמיתי.

איפה עוזרת קולית עדיפה

• שעות. היא עונה 24 שעות ביממה, גם בערב, בשבת ובחגים. מזכירה עובדת במשמרת.
• עומס. היא עונה לכמה שיחות במקביל. אף אחד לא שומע צליל תפוס.
• עלות. מזכירה במשרה חלקית עולה אלפי שקלים בחודש. עוזרת קולית ב־BDN Voice עולה מ־₪229 לחודש, כולל מספר טלפון ו־200 דקות שיחה.
• תיעוד. כל שיחה מוקלטת ומתומללת, ואחרי כל שיחה מגיע סיכום מסודר. לא צריך לפענח פתקים.
• עקביות. היא עונה באותה רמה גם בשיחה המאה של היום.

מה עוזרת קולית לא עושה (ולא כדאי שתעשה)

היא לא ממציאה. אם שואלים אותה משהו שהיא לא יודעת, היא אומרת שתעביר את השאלה ורושמת את פרטי הפונה. היא גם לא נותנת מחירים או הבטחות שלא הגדרתם לה. וכשמשהו דחוף, היא יכולה להעביר את השיחה אליכם.

ומה עם החוק וההקלטות?

בתחילת כל שיחה העוזרת אומרת שהיא עוזרת דיגיטלית ושהשיחה מוקלטת. זה הוגן כלפי הלקוחות, וזה גם מה שמצופה מעסק בישראל. ההקלטות נשמרות באזור האישי שלכם, ואפשר להוריד עותק אם לקוח מבקש.

אז מה לבחור?

שאלה טובה לשאול את עצמכם: מה קורה היום לשיחה שמגיעה בשמונה בערב, או כשאתם באמצע עבודה? אם התשובה היא "אף אחד לא עונה", עוזרת קולית תשפר את המצב כבר מהיום הראשון. ויש גם אפשרות שלישית שעובדת לא רע: מזכירה בשעות העבודה, ועוזרת קולית לכל מה שהיא מפספסת ולשעות שאחרי.

הכי טוב לשמוע בעצמכם. בדף הבית יש כפתור "לדבר עם מאיה". שאלו אותה מה שתרצו, ותחליטו אם הייתם רוצים שהלקוחות שלכם ישמעו אותה.